Frjálsi lífeyrissjóðurinn veitir iðgjöldum sjóðfélaga og rétthafa viðtöku og ráðstafar þeim fjármunum í samræmi við fyrirfram ákveðna fjárfestingarstefnu sjóðsins en hún er byggð á lögum um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða nr. 129/1997 og samþykkt af stjórn sjóðsins.

Framkvæmdastjóri sjóðsins, sem stjórn ræður til starfa (hér eftir nefndur „framkvæmdastjóri“), stýrir daglegum rekstri sjóðsins. Arion banka ber að tryggja að framkvæmdastjóri Frjálsa lífeyrissjóðsins njóti þeirra aðgangsheimilda og hverrar þeirrar aðstöðu sem nauðsynleg er til að framkvæmdastjóra sé unnt að inna starfsskyldur sínar af hendi fyrir hönd sjóðsins á starfsstöð bankans að Borgartúni 19, 105 Reykjavík. Þá getur framkvæmdastjóri ennfremur þurft að inna starfsskyldur af hendi á öðrum starfsstöðvum bankans, allt eftir aðstæðum á hverjum tíma. Stjórn sjóðsins er heimilt að leita eftir samkomulagi við bankann um umsýslu vegna atriða sem leiða af ráðningarsambandi sjóðsins og framkvæmdastjóra, svo sem launaumsýslu, hugsanlegan kostnað vegna fartölvu og farsíma til afnota, aðrar eða frekari launagreiðslur sjóðsins til framkvæmdastjóra, allt samkvæmt nánari ákvörðun stjórnar sjóðsins.

Framkvæmdastjóri ber ábyrgð gagnvart stjórn sjóðsins, þ.m.t. að þeirri stefnu sem hún setur sé fylgt og að Arion banki uppfylli þær skyldur sem kveðið er á um í þessum samningi. Sjóðurinn skal á hverjum tíma starfa eftir lögum um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða nr. 129/1997, samþykktum sem stjórn sjóðsins hefur samþykkt svo og öðrum reglum stjórnvalda.

Arion banki skal tryggja, nema annað leiði af samningi þessum eða viðaukum hans, að þeir starfsmenn bankans sem sinna þjónustu við Frjálsa lífeyrissjóðinn og sjóðfélaga hans fylgi fyrirmælum framkvæmdastjóra í störfum sínum vegna daglegs reksturs lífeyrissjóðsins, enda varði slík fyrirmæli verkefni sem falla innan samnings þessa. Forstöðumaður eignastýringar fagfjárfesta og umsjónarmenn eignasafna hjá Arion banka annast stýringu eigna lífeyrissjóðsins. Framkvæmdastjóri tekur ekki eignastýringarákvarðanir eða ákvarðanir sem tengjast stýringu safna sjóðsins. Að öðru leyti skulu framangreindir aðilar í starfi sínu fara eftir þeim fyrirmælum sem framkvæmdastjóri sjóðsins hefur gefið.

Með þessum samningi tekur Arion banki að sér framkvæmd daglegs reksturs sjóðsins í samráði við, og, eftir atvikum, eftir fyrirmælum framkvæmdastjóra sjóðsins. Í því felst að Arion banki skal annast:

• Sölu og markaðsmál
• Ráðgjöf og þjónustu til sjóðfélaga og launagreiðenda (þ.m.t. gerð vefsíðu og annarra rafrænna lausna)
• Fjárhagsbókhald, gengisútreikning og skýrslugjöf til eftirlitsaðila, opinberra aðila og endurskoðanda
• Bakvinnslu (skráning og breyting samninga, skráning iðgjalda, útgreiðslur, innheimta iðgjalda, útsending yfirlita)
• Eignastýringu
• Gæða og áhættustýringu (þ.m.t. skjalakerfi)
• Regluvörslu (þ.m.t. persónuverndarfulltrúi)
• Rekstur og þróun upplýsingakerfa
• Undirbúning stjórnar- og ársfunda
• Umsýslu með sjóðfélagalánum
• Önnur verkefni sem nauðsynleg eru til reksturs lífeyrissjóðs og greinir í samningi þessum og er ekki þar sérstaklega undanskilið

Verkefni sem ekki falla undir framangreint eða teljast ekki hluti af daglegum rekstri sjóðsins skulu samningsaðilar taka upp og semja um ef til viðbótarkostnaðar kemur.

Arion banki skal innheimta iðgjöld og skuldabréf í eigu sjóðsins, greiða lífeyri og annast ráðgjöf og upplýsingagjöf til sjóðfélaga og rétthafa í samræmi við samþykktir sjóðsins.

Arion banki skal hafa eftirlit með verðbréfaviðskiptum þeirra starfsmanna bankans sem koma að ákvörðunum um eða framkvæmd viðskipta sjóðsins með fjármálagerninga með einhverjum hætti og, eftir atvikum, upplýsa stjórn sjóðsins um brot gegn reglum bankans um verðbréfaviðskipti starfsmanna.

Arion banki tekur að sér að sinna skyldum persónuverndarfulltrúa skv. lögum nr. 90/2018 og skyldum ábyrgðarmanns skv. lögum um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, nr. 140/2018.

Arion banki skal koma að vinnu stjórnar lífeyrissjóðsins við mótun á tryggu eftirlitskerfi með áhættu Frjálsa lífeyrissjóðsins með hliðsjón af ákvæðum laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða nr. 129/1997 og reglugerðar nr. 590/2017 um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða.

Arion banki skal annast afgreiðslu, innheimtu og þjónustu við útlán til sjóðfélaga lífeyrissjóðsins (hér eftir nefnd „sjóðfélagalán“).

Auk þess sem að ofan greinir tekur Arion banki að sér að veita lífeyrissjóðnum, án sérstaks endurgjalds, sérfræðiþjónustu á samningstímanum. Þjónustan felur m.a. í sér eftirfarandi:

• Ráðgjöf við endurskoðun og mótun fjárfestingarstefnu, áhættustefnu, áhættustýringarstefnu, stefnu um ábyrgar fjárfestingar, hluthafastefnu og eftir atvikum nýjar stefnur sem stjórn setur.
• Ráðgjöf eignastýringar við mat á fjárfestingakostum.
• Reglulega skýrslugjöf til stjórnar sjóðsins.
• Upplýsingafundi eftir því sem við á.
• Ráðgjöf við gerð innri og ytri reglna sjóðsins og stjórnar og breytinga á þeim.
• Ráðgjöf við samninga sem snúa að daglegum rekstri sjóðsins.
• Aðra tilfallandi sérfræðiaðstoð eftir nánara samkomulagi.

Arion banki skal upplýsa lífeyrissjóðinn um framvindu samnings þessa, sbr. nánari ákvæði samningsins. Þá skal Arion banki sjá til þess að eftirfarandi kröfum sé fullnægt á hverjum tíma, allt samkvæmt nánari ákvæðum samnings þessa:

• að bankinn og starfsmenn bankans hafi til að bera hæfni, getu og öll leyfi sem krafist er samkvæmt lögum og reglum sem um lífeyrissjóðinn gilda til að inna af hendi útvistuð verkefni af áreiðanleika og fagmennsku,
• að bankinn inni af hendi útvistuð verkefni í samræmi við lög með skilvirkum hætti og hafi fullnægjandi eftirlit með framkvæmd útvistaðra verkefna og stýri ennfremur á viðunandi hátt og í fullu samræmi við þau lög og þær reglur sem um starfsemina gilda á hverjum tíma þeim áhættum er tengjast hinum útvistuðu verkefnum,
• að lífeyrissjóðurinn sé upplýstur um hvers kyns þróun sem gæti haft veruleg áhrif á getu bankans til að inna af hendi útvistuð verkefni á skilvirkan hátt og í samræmi við gildandi lög,
• og að þagnarskyldu sé gætt í samræmi við 32. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og 58. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki og að trúnaðarupplýsingar sem tengjast lífeyrissjóðnum eða sjóðfélaga hans séu verndaðar á fullnægjandi hátt.

Arion banki sinnir allri þjónustu við sjóðfélaga og launagreiðendur í samræmi við lög.

Í því felst meðal annars ráðgjöf og sala á lífeyrissparnaði og önnur þjónusta við sjóðfélaga í samræmi við markaðs- og þjónustustefnu, sem Arion banki uppfærir árlega og lögð er fyrir stjórn sjóðsins til samþykktar.

Arion banki annast markaðssetningu sjóðsins, með auglýsingum og öðru markaðsefni eftir því sem við á. Ráðgjafar kynna sjóðinn fyrir tilvonandi sjóðfélögum með það að markmiði að greiðandi sjóðfélögum fjölgi ár frá ári. Arion banki sér um rekstur og áframhaldandi þróun á vefsíðu sjóðsins og rafrænum sjálfsafgreiðsluleiðum með það að leiðarljósi að standast samanburð við aðra lífeyrissjóði og vera til hagsbóta fyrir sjóðfélaga og launagreiðendur. Sjóðfélagar hafa aðgang að viðeigandi aðgerðum og upplýsingum um lífeyrissparnað sinn á Mínum síðum/sjóðfélagavef og/eða í Arion appinu/Netbanka eftir atvikum eða öðrum tæknilegum lausnum sem bankinn býður upp á. Þá hafa launagreiðendur aðgengi að stöðu, yfirlitum, rafrænum skilum o.fl. á launagreiðendavef. Lögð er áhersla á að bjóða rafræna sjálfsafgreiðslu þeim sem það kjósa og ennfremur gott aðgengi að persónulegri þjónustu fyrir þá sem þess óska. Umfram allt er áhersla á faglega ráðgjöf um allt sem varðar lífeyrissparnað, hvenær sem er á lífsleiðinni, með langtímasamband að markmiði. Því eru í boði fjölbreyttar þjónustuleiðir með það að markmiði að allir finni þjónustuleið við sitt hæfi.

Arion banki ber ábyrgð á gæðastýringu sjóðsins og sér m.a. um að verkferlar sjóðsins séu skráðir og vistaðir með skipulegum hætti. Kvartanir skulu skráðar til að auðvelda eftirfylgni með úrbótum auk þess sem störf og ábyrgð starfsmanna eru skilgreind í starfslýsingum sem eru uppfærðar eftir þörfum.

Árlega er framkvæmt áhættumat ásamt úttektum á verkferlum. Þá inniheldur gæðakerfið árangurs- og eftirlitskerfi sem auðveldar eftirlit með fjárfestingarstefnu og að lagalegum skilyrðum sem sjóðurinn starfar eftir sé fullnægt.

Arion banki skal sjá til þess að öll nauðsynleg upplýsingatæknikerfi séu til staðar við rekstur sjóðsins, þ.m.t. skjalakerfi fyrir stjórn sjóðsins.

Í samráði við framkvæmdastjóra er Arion banka er heimilt að útvista hluta af rekstri sjóðsins til þriðja aðila.

Arion banki skal upplýsa stjórn lífeyrissjóðsins um fyrirhugaða útvistun og kynna stjórninni fyrirliggjandi samning eða samningsdrög um útvistunina. Skal stjórn lífeyrissjóðsins þá hafa heimild til þess að hafna útvistunarsamningi við þriðja aðila. Til nánari skýringar þá getur stjórn hafnað því að ákveðinni þjónustu sé útvistað, að henni sé útvistað til tiltekinna aðila og þá hefur stjórn heimild til þess að hafna sjálfum útvistunarsamningnum eða drögum að slíkum samningi.

Komi til þess að stjórn lífeyrissjóðsins hafni þegar gerðum samningi um útvistun, sem gerður hefur verið við þriðja aðila, skal bankinn leitast við að fella niður skuldbindingar vegna hans eins fljótt og auðið er, að teknu tilliti til uppsagnafresta viðkomandi samninga.

Með þessum samningi tekur Arion banki að sér að stýra eignum lífeyrissjóðsins í samræmi við fjárfestingarstefnu, sem er fyrirfram ákveðin af lífeyrissjóðnum.

Arion banki tekur að sér heildar áhættustýringu sjóðsins með hliðsjón af ákvæðum laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða nr. 129/1997 og reglugerðar um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða nr. 590/2017 og í samræmi við áhættustefnu og áhættustýringarstefnu stjórnar og það eftirlitskerfi með starfseminni sem mótað er í samstarfi við stjórn sjóðsins.

Framkvæmdastjóri sinnir hlutverki ábyrgðaraðila áhættustýringar og ber ábyrgð á eftirliti með Arion banka sem útvistunaraðila áhættustýringar í samræmi við reglugerð um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða nr. 590/2017. Áhættustjóri sjóðsins skal vera starfsmaður áhættustýringar Arion banka og ber hann ábyrgð á greiningu, mælingu og skýrslugjöf um áhættu. Skal tilnefning ábyrgðaraðila áhættustýringar tilkynnt til Fjármálaeftirlits í samræmi við ákvæði framangreindrar reglugerðar, sem og starfslok hans, auk þess sem að stjórn sjóðsins skal samþykkja uppsögn eða tilfærslu tilnefnds aðila í starfi. Áhættustjóri skal hafa milliliðalausan aðgang að stjórn lífeyrissjóðsins og skal hann vera sjálfstæður og óháður í störfum sínum og gagnvart öðrum starfseiningum Arion banka. Stjórn sjóðsins hefur eftirlit með virkni heildar áhættustýringar sjóðsins. Skal Arion banki tryggja að nægilegu fjármagni og mannafla sé veitt til eftirlitskerfis með áhættu sjóðsins, svo það sé fullnægjandi með hliðsjón af eðli og umfangi lífeyrissjóðsins.

Samningur þessi tekur til eigna sem eru eða verða varðveittar á eignarstýringarsöfnum í nafni lífeyrissjóðsins og innlánsreikningum þeim tengdum (eignasafn) á hverjum tíma, þ.m.t. fjármálagerninga og aðra fjármuni, sem aðgreindir eru í bókhaldi Arion banka undir viððskiptamannanúmerinu 187105.

Eignasafn lífeyrissjóðsins samkvæmt samningi þessum er varðveitt á vörslureikningum sem bankinn hefur stofnað í nafni lífeyrissjóðsins. Á vörslureikningum lífeyrissjóðs eru varðveittir fjármálagerningar og aðrir fjármunir lífeyrissjóðsins, aðgreint í bókhaldi Arion banka frá eignum bankans og eignum annarra viðskiptavina bankans. Hluti eignastýringar eru sérstakir innlánsreikningar í nafni lífeyrissjóðsins og eru þeir reikningar tengdir vörslureikningum lífeyrissjóðsins. Þessir innlánsreikningar eru eingöngu notaðir við framkvæmd eignastýringar í nafni lífeyrissjóðsins.

Arion banki mun leitast við að bjóða lífeyrissjóðnum bestu kjör varðandi viðskipti, miðað við sambærilega viðskiptavini Arion banka sem njóta sambærilegrar þjónustu, varðandi þóknanir fyrir kaup og sölu fjármálagerninga og þóknanir verðbréfasjóða, fjárfestingarsjóða og fagfjárfestasjóða Arion banka og dótturfélaga.

Markmiðið með eigna- og áhættustýringu er að ná sem bestri ávöxtun með tilliti til fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins með því að beita markvissum aðferðum við ávöxtun eignasafns lífeyrissjóðsins. Lífeyrissjóðurinn ber ábyrgð á ákvörðun sinni um val á fjárfestingarstefnu og tekur hún gildi þegar hún hefur verið sannarlega móttekin af Eignastýringu fagfjárfesta nema um annað hafi verið samið

Arion banki skal annast vörslu, kaup, sölu og innlausn fjármálagerninga og meðhöndla þá fjármuni sem honum eru faldir til vörslu og umsýslu allt með sem hagkvæmustum hætti eftir því sem við á og í samræmi við fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins sem og önnur ákvæði samningsins.

Arion banki tekur sjálfstæðar ákvarðanir um ávöxtun fjármálagerninga eða annarra fjármuna sem honum hafa verið faldir til eignastýringar, þ. á m. hvaða fjármálagerningar skulu keyptir og/eða seldir, hvenær og í hve miklum mæli, allt innan ramma fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins. Bankinn hefur fullt og óskorað umboð til fjárfestinga fyrir þá fjármuni sem honum eru faldir samkvæmt samningi þessum í samræmi við fjárfestingarstefnu og þær takmarkanir sem fram koma í samningi þessum. Arion banki skal ávaxta eignir lífeyrissjóðsins með þeim hætti að hagsmunir sjóðsins séu ávallt hafðir að leiðarljósi. Lífeyrissjóðnum er ljóst að eignaskipting í fjárfestingarstefnu getur tímabundið farið út fyrir tilgreind mörk, m.a. vegna skyndilegra breytinga á markaðsgengi fjármálagerninga eða annarra fjármuna. Um slíkt fer eftir ákvæðum fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins.

Með vísan til 2. mgr. 27. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki samþykkir lífeyrissjóðurinn að fjárfest sé í verðbréfasjóðum og fjárfestingarsjóðum eða öðrum sjóðum um sameiginlega fjárfestingu, þ. á m. verðbréfasjóðum, fjárfestingarsjóður og öðrum sjóðum um sameiginlega fjárfestingu sem reknir eru af Stefni hf., dótturfélagi Arion banka, og öðrum fjárfestingarsjóðum þrátt fyrir að um þá gildi aðrar reglur en hér á landi. Þetta gildir aðeins ef fjárfestingarstefna takmarkar ekki heimildir til fjárfestinga í verðbréfasjóðum heldur tekur til fjárfestinga í verðbréfasjóðum eða öðrum sjóðum um sameiginlega fjárfestingu.

Fjárfestingarstefnan skal endurskoðuð eftir því sem ástæða þykir til með hliðsjón af markaðsaðstæðum hverju sinni. Báðir samningsaðilar geta haft frumkvæði að endurskoðun fjárfestingarstefnunnar en slík breyting haggar ekki ákvæðum samningsins sjálfs. Lífeyrissjóðurinn getur einnig breytt fjárfestingarstefnu sinni einhliða.

Arion banki annast alla umsýslu þeirra fjármálagerninga og annarra fjármuna sem teljast hluti samnings þessa, þ.m.t. innheimtu afborgana, vaxta, verðbóta og arðs af fjármálagerningum og að senda tilkynningar til skuldara um gjalddaga, fjárhæð greiðslu og greiðslustað. Sé ekki greitt á gjalddaga sendir bankinn ítrekun til skuldara þar sem tilkynnt er um að verði krafan ekki greidd innan tilgreinds frests mun hún verða send í lögfræðiinnheimtu og skal bankinn sjá til þess að það verði gert fáist krafan ekki greidd.

Lífeyrissjóðnum er ljóst að Arion banki starfar samkvæmt sérstakri stefnu um hagsmunaárekstra og er skylt að gæta fyllstu óhlutdrægni gagnvart sjóðnum í starfsemi sinni lögum samkvæmt og ber ávallt að haga störfum sínum þannig að viðskiptavinir bankans njóti jafnræðis hvor við annan. Nánar er fjallað um framangreinda stefnu um hagsmunaárekstra og eftirfylgni með henni í grein 17 í samningi þessum.

Lífeyrissjóðurinn gerir sér jafnframt grein fyrir að Arion banki, móðurfélag, dótturfélög eða tengdir aðilar kunna að vera mótaðilar í viðskiptum við sjóðinn. Í því felst að bankinn getur selt fjármálagerninga í eigu lífeyrissjóðsins til síns sjálfs eða aðila sem honum tengjast. Í þessu felst einnig að bankinn getur selt fjármálagerninga í sinni eigu, eða aðila sem tengjast honum, til sjóðsins. Jafnframt er lífeyrissjóðnum ljóst að Arion banka er heimilt að fjárfesta í fjármálagerningum sem eru gefnir út eða er stýrt af bankanum eða tengdum aðilum fyrir hönd sjóðsins.

Arion banki skuldbindur sig til að varðveita fjármálagerninga og aðra fjármuni lífeyrissjóðsins á öruggan og tryggan hátt.

Bankinn mun sjá til þess að eignum lífeyrissjóðsins sé ávallt haldið skýrt sérgreindum frá eigin eignum og eignum annarra viðskiptavina, þannig að eignir sjóðsins standi aldrei til ábyrgðar skuldbindingum bankans eða annarra viðskiptavina hans. Arion banki mun annast skráningu allra hreyfinga fjármuna lífeyrissjóðsins og vörslu eigna hans á aðgreindum reikningi í sérstöku upplýsingakerfi.

Arion banka er heimilt að fela þriðja aðila, að annast varðveislu fjármála¬gerninga og annarra fjármuna lífeyrissjóðsins og uppgjör viðskipta, auk þess að sinna tengdum verkefnum. Réttarsamband lífeyrissjóðsins og bankans helst óbreytt þrátt fyrir að bankinn nýti sér þessa heimild og skal fjármunum sjóðsins eftir sem áður haldið aðgreindum.

Með undirritun samnings þessa heimilar lífeyrissjóðurinn Arion banka að varðveita fjármálagerninga sína á safnreikningi (safnskráning), en safnskráning fjármálagerninga felur í sér þá áhættu fyrir sjóðinn að fjármálagerningar hans kunna að verða ósundurgreinanlegir frá eignum bankans og annarra viðskiptavina. Í því skyni að forðast að slíkt komi fyrir heldur bankinn sérstaka skrá yfir eignarhlut sjóðsins, sbr. 12. gr. laga nr. 108/2007, um verðbréfaviðskipti, nr. 108/2007 og 8. gr. reglugerðar nr. 706/2008 og tryggja þannig aðskilnað eigna sjóðsins og vörsluaðila annars vegar og sjóðsins og annarra viðskiptavina hins vegar. Lífeyrissjóðnum skal einnig vera ljóst að Arion banka er skylt að veita Fjármálaeftirlitinu upplýsingar um safnskráningu og hvaða sjóðir eru skráðir á safnreikningi á tilteknu tímamarki, sé þess krafist.

Safnskráning breytir í engu gildi flöggunarreglna framangreindra laga, en eignarhlutur lífeyrissjóðsins á safnreikningi skal talinn með þegar meta þarf hvort viðkomandi sé flöggunar¬skyldur. Réttarsamband lífeyrissjóðsins og Arion banka helst óbreytt þrátt fyrir að bankinn nýti þessa heimild.

Lífeyrissjóðurinn veitir Arion banka fullt umboð til að ráðstafa fjármálagerningum og öðrum fjármunum sem hann afhendir bankanum og eru á eignasafni sjóðsins á hverjum tíma, allt í samræmi við fjárfestingarstefnu sjóðsins á hverjum tíma. Þá er bankanum heimilt að framselja fjármálagerninga og aðra fjármuni í nafni lífeyrissjóðsins, allt í samræmi við fjárfestingarstefnu sjóðsins sem er órjúfanlegur hluti samnings þessa. Arion banka er enn fremur heimilt að gangast undir afleiðusamninga samkvæmt fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins. Lífeyrissjóður mun undirrita sjálfstætt umboð þar sem heimild Arion banka til að skuldbinda sjóðinn á grundvelli þessa samnings er skilgreint.

Lífeyrissjóðurinn staðfestir að honum er kunnugt um að til þess að efna skuldbindingar sínar sam¬kvæmt samningi þessum er Arion banka nauðsynlegt að safna saman og vinna úr persónu¬upplýsingum í skilningi laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018, og reglugerðar Evrópuþingsins og Ráðsins nr. 2016/679 (hér eftir nefnd „reglugerðin“). Bankinn telst ábyrgðaraðili í skilningi laganna og er markmiðið með söfnun persónuupplýsinga einkum að tryggja að hann geti efnt skuldbindingar sínar gagnvart sjóðnum og veitt honum þá þjónustu sem honum er að öðru leyti heimilt að veita. Lífeyrissjóðurinn verður að jafnaði auðkenndur með kennitölu og, eftir atvikum, nafni.

Arion banki mun almennt ekki afhenda persónuupplýsingar um lífeyrissjóðinn nema dómari úrskurði að slíkar upplýsingar sé skylt að veita fyrir dómi eða veita lögreglu eða að skylt sé að veita slíkar upplýsingar lögum samkvæmt. Upplýsingar eru þó eftir atvikum og að gættum fyrirmælum 28. gr. reglugerðarinnar, sbr. lög nr. 90/2018, sendar til vinnsluaðila sem vinnur persónuupplýsingar fyrir bankann eða til aðila sem annast vörslu fjármálagerninga og annarra fjármuna sjóðsins og uppgjör viðskipta og sinnir tengdum verkefnum fyrir hönd bankans.

Vakin er athygli lífeyrissjóðsins á upplýsingarétti hans samkvæmt 2. þætti III. kafla reglugerðarinnar og rétti hans til að upplýsingar um hann verði leiðréttar eða þeim eytt við nánar tilgreind skilyrði, samkvæmt 3. þætti III. kafla reglugerðarinnar.

Lífeyrissjóðurinn skal, hvenær sem þess er óskað og án nokkurra takmarkana, hafa aðgang að öllum upplýsingum og gögnum, er varða málefni sjóðsins, á starfsstöð Arion banka.

Arion banka er skylt að gera stjórn sjóðsins reglulega grein fyrir stöðu hans og leggja fyrir stjórnina þær upplýsingar sem henni eru nauðsynlegar til að fylgjast með fjárfestingum sjóðsins og þróun hans.

Lífeyrissjóðurinn á rétt á að fá upplýsingar um einstök viðskipti sem gerð eru í hans nafni, þ.m.t. hvort bankinn hafi átt viðskipti fyrir eigin reikning við sjóðinn og getur sjóðurinn beint fyrirspurn sinni hvað það varðar til bankans. Þá á lífeyrissjóðurinn einnig rétt á því að fá skriflegan rökstuðning fyrir þeirri ákvörðun bankans að kaupa eða selja fjármálagerninga í nafni sjóðsins, óski hann þess, enda sé tryggt, að mati regluvarðar Arion banka, að með því sé hvorki raskað jafnræði viðskiptavina um upplýsingar í viðskiptum með fjármálagerninga né að reglur um meðferð innherjaupplýsinga og viðskipti innherja séu brotnar.

Óski stjórn lífeyrissjóðsins eða endurskoðendur hans eftir fundi með Arion banka skal slíkur fundur haldinn innan hæfilegs tíma. Á slíkum fundi skulu allar upplýsingar, sem aðilar óska eftir með eðlilegum fyrirvara, látnar í té.

Arion banki áskilur sér allan rétt til leiðréttinga á yfirlitum yfir stöðu eignasafns lífeyrissjóðsins til samræmis við raunverulega stöðu eignasafnsins, komi í ljós að yfirlitin eða upplýsingar frá bankanum séu rangar.

Tilgangur reglulegra yfirlita er að lífeyrissjóðurinn geti fylgst náið með fjárfestingum samkvæmt samningi þessum og ber honum að gera athugasemdir án tafar ef hann telur ástæðu til.

Með samningi þessum útvistar lífeyrissjóðurinn eftirfarandi verkefnum til Arion banka:

• Hlutverk persónuverndarfulltrúa skv. lögum nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga;
• Hlutverki ábyrgðarmanns skv. lögum nr. 140/2018, um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka;
• Eftirlit samkvæmt verklagsreglum lífeyrissjóðsins um viðskipti stjórnarmanna og framkvæmdastjóra lífeyrissjóðsins með fjármálagerninga.

Framangreind útvistun hefur ekki áhrif á þá ábyrgð sem stjórn og framkvæmdastjóri lífeyrissjóðsins bera lögum samkvæmt.

Regluvörður Arion banka hefur umsjón með verkefnum skv. framangreindum lögum. Arion banki skal tilkynna lífeyrissjóðnum eins fljótt og auðið er um ef regluvörður lætur af störfum og ástæður þessa, sem og þegar skipaður er nýr regluvörður.

Regluvörður skal starfa sjálfstætt og tekur ekki við fyrirmælum frá öðrum varðandi þau verkefni sem hann sinnir fyrir hönd lífeyrissjóðsins.

Regluvörður skal tilkynna framkvæmdastjóra lífeyrissjóðsins ef fyrir hendi eru aðstæður sem geta valdið vanhæfi til að sinna einstökum verkefnum, hvort heldur sem er vegna persónulegra hagsmuna eða vegna starfa regluvarðar fyrir Arion banka eða aðra.

Lífeyrissjóðurinn skal láta innri endurskoðanda framkvæma reglulega endurskoðun á vinnslu persónuupplýsinga sem kunna að felast í verkefnum regluvarðar fyrir hönd lífeyrissjóðsins, til að ganga úr skugga um að slík vinnsla samræmist kröfum laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og persónuverndarstefnu lífeyrissjóðsins með hliðsjón af hættu á hagsmunaárekstrum.

Regluvörður á rétt á aðgangi að öllum gögnum og upplýsingum sem hann telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra að sjá til þess að regluvörður sé upplýstur tímanlega um málefni sem kunna að varða verkefni regluvarðar fyrir hönd lífeyrissjóðsins.
Regluvörður á samskipti við framkvæmdastjóra um þau verkefni sem heyra undir regluvörslu, en regluverði er þó heimilt að vísa málum beint til stjórnar.

Regluvörður er starfsmaður Arion banka og getur nýtt sér starfslið bankans við úrlausn sinna verkefna, eftir því sem við á.

Regluvörður er bundinn þagnarskyldu og er óheimilt að miðla upplýsingum um málefni lífeyrissjóðsins til annarra en þeirra starfsmanna bankans sem starfa að þeim, nema samkvæmt lagaskyldu eða með samþykki framkvæmdastjóra sjóðsins. Til samræmis við það ber regluverði að gæta að aðgreiningu verkefna, vistun gagna og aðgengi að upplýsingum með það að markmiði að draga úr hagsmunaárekstrum.

Í tengslum við útvistun verkefna skv. 13. gr. skuldbindur Arion banki sig til að veita lífeyrissjóðnum eftirfarandi upplýsingar með reglubundnum hætti:

• Upplýsingar um breytingar á reglum Arion banka um verðbréfaviðskipti starfsmanna og upplýsingar um greind brot á reglunum af hálfu starfsmanna sem sinna rekstri eða eignastýringu fyrir hönd lífeyrissjóðsins, að því marki sem slíkar upplýsingar kunna að skipta máli vegna þjónustu bankans fyrir lífeyrissjóðinn;
• Upplýsingar um sérstök hagsmunatengsl sem bankanum er kunnugt um og varða einstaka starfsmenn sem sinna rekstri eða eignastýringu fyrir hönd lífeyrissjóðsins og kunna að hafa áhrif á mat á sérstakt hæfi viðkomandi;
• Upplýsingar um breytingar á ráðstöfunum bankans vegna hættu á hagsmunaárekstrum er kunna að varða lífeyrissjóðinn og nýjar hættur sem kunna að hafa verið greindar, auk upplýsinga um tilvik sem voru færð í skrá yfir hagsmunaárekstra er varða lífeyrissjóðinn;
• Upplýsingar um athugasemdir eftirlitsaðila gagnvart bankanum sem kunna að tengjast útvistuðum verkefnum fyrir hönd lífeyrissjóðsins.

Regluvörður skal eigi síðar en í apríl á ári hverju leggja fyrir stjórn lífeyrissjóðsins skýrslu um hin útvistuðu verkefni skv. 13. gr., til að gera stjórn kleift að meta skilvirkni þeirra ráðstafana sem gripið hefur verið til vegna þeirra og grípa til viðeigandi ráðstafana ef á þarf að halda. Í skýrslu regluvarðar skal einnig gera grein fyrir upplýsingum sem bankinn hefur skuldbundið sig til að veita skv. 17. gr.

Í skýrslu regluvarðar skal m.a. fjallað um breytingar sem kunna að hafa verið gerðar á ráðstöfunum bankans vegna hættu á hagsmunaárekstrum er varðar lífeyrissjóðinn og nýjar hættur sem kunna að hafa verið greindar. Þá skal í skýrslunni fjalla um þau tilvik sem voru færð í skrá yfir hagsmunaárekstra, þar sem ráðstafanir bankans veittu ekki fullnægjandi vissu fyrir því að hagsmuna sjóðsins væri nægjanlega gætt.

Framkvæmdastjóri, f.h. stjórnar sjóðsins, ber ábyrgð á eftirliti með útvistun samkvæmt samningi þessum. Forstöðumaður eignastýringar fagfjárfesta hjá Arion banka skal sinna hlutverki ábyrgðaraðila vegna eignastýringar sjóðsins, fyrir hönd bankans sem útvistunaraðila. Forstöðumaður reksturs lífeyrissjóða hjá Arion banka skal að öðru leyti sinna hlutverki ábyrgðaraðila fyrir hönd bankans sem útvistunaraðila.

Stjórn lífeyrissjóðsins setur ár hvert fram áhættustefnu og áhættustýringarstefnu fyrir lífeyrissjóðinn að fengnum tillögum áhættustjóra. Áhættustefna er skjalfest stefna stjórnar um áhættu í starfsemi lífeyrissjóðsins sem hún er reiðubúin að taka í samræmi við markmið og framtíðarsýn sjóðsins. Áhættustýringarstefnan er skjalfest stefna um hvernig lífeyrissjóðurinn hyggst hafa eftirlit með einstökum tegundum áhættu og fylgni milli áhættuþátta.

Áhættustjóri skal fylgjast með að fjárfestingar séu í samræmi við fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins og innan vikmarka, sem stjórn sjóðsins hefur samþykkt. Forstöðumaður eignastýringar fagfjárfesta skal einnig fylgjast með eignasamsetningu og áhættu.

Sé sjóðurinn kominn út fyrir skilgreind mörk skal upplýsa framkvæmdastjóra og forstöðumann eignastýringar fagfjárfesta um það. Um slíka stöðu og leiðréttingu á henni fer eftir ákvæðum fjárfestingarstefnu lífeyrissjóðsins, sbr. og 7. grein þessa samnings.

Reglulega eru gerð álagspróf á eignasafninu og stjórn sjóðsins gerð grein fyrir hvaða áhrif möguleg áföll á fjármálamörkuðum geta haft á getu sjóðsins til að standa við skuldbindingar sínar.

Framkvæmdarstjóri skal gera samning um innri endurskoðun samkvæmt nánari ákvörðun stjórnar sjóðsins. Innri endurskoðun skal vera framkvæmd í samræmi við gildandi lög og reglur á hverjum tíma.

Bankinn skal tryggja að innri endurskoðandi hafi ótakmarkaðan aðgang að þeim gögnum og upplýsingum um lífeyrissjóðinn sem þarf til að sinna innri endurskoðun sjóðsins.

Framkvæmdarstjóri skal gera samning um ytri endurskoðun við endurskoðunarfyrirtæki sem kjörið er á ársfundi sjóðsins. Ytri endurskoðun skal vera framkvæmd í samræmi við gildandi lög og reglur á hverjum tíma.

Bankinn skal tryggja að ytri endurskoðendur hafi ótakmarkaðan aðgang að gögnum og upplýsingum um lífeyrissjóðinn á meðan á endurskoðun stendur. 

Lífeyrissjóðurinn hefur sett sér verklagsreglur um viðskipti stjórnarmanna og framkvæmdastjóra lífeyrissjóðsins með fjármálagerninga. Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri lífeyrissjóðsins skulu láta regluvörð Arion banka hafa umboð til að sækja yfirlit yfir verðbréfaviðskipti sín, fjölskyldu sinnar eða félags sem viðkomandi eða fjölskylda viðkomandi á ráðandi hlut í hjá viðeigandi verðbréfaskráningu, líkt og nánar er kveðið á um í verklagsreglum lífeyrissjóðsins um viðskipti stjórnarmanna og framkvæmdastjóra lífeyrissjóðsins með fjármálagerninga. Regluvörður fer yfir hvort að öll tilkynningarskyld viðskipti hafi verið tilkynnt til samræmis við verklagsreglurnar.

Arion banki hefur eigin verklagsreglur um verðbréfaviðskipti starfsmanna, sem starfsmönnum bankans ber að fylgja.

Reglur bankans lúta eftirliti regluvarðar Arion banka, auk þess að sæta endurskoðun innri endurskoðunar bankans. Af framangreindum verklagsreglum bankans um verðbréfaviðskipti starfsmanna leiðir að regluvarsla Arion banka hefur eftirliti með verðbréfaviðskiptum þeirra starfsmanna bankans sem koma að ákvörðunum um eða framkvæmd viðskipta sjóðsins með fjármálagerninga með einhverjum hætti (hér eftir nefndir „viðkomandi starfsmenn“).

Regluvarsla bankans skal því upplýsa stjórn sjóðsins reglulega um ráðstafanir bankans til að tryggja að verðbréfaviðskipti viðkomandi starfsmanna séu í samræmi við reglur bankans, ásamt því að upplýsa stjórn um skilvirkni slíkra ráðstafana. Þá skal regluvarsla bankans tilkynna stjórn lífeyrissjóðsins tafarlaust um brot viðkomandi starfsmanna á reglum bankans um verðbréfaviðskipti starfsmanna og sem varða sjóðinn.

Í því skyni að sinna regluvörslu skal regluvörður bankans eiga rétt á aðgangi að öllum gögnum og upplýsingum sem hann telur nauðsynlegar til að sinna hlutverki sínu.

Auk verklagsreglna um viðskipti starfsmanna hefur bankinn sett sér stefnu um hagsmunaárekstra, sem er ætlað að verja hagsmuni viðskiptavina, sem og orðspor bankans og starfsmanna hans.

Stefnan kveður á um að bankinn grípi til allra viðeigandi ráðstafana til að greina og stýra hagsmunaárekstrum og til að fyrirbyggja að slíkir árekstrar skaði hagsmuni umbjóðenda bankans. Í stefnunni segir ennfremur að ef slíkar ráðstafanir geta ekki tryggt með fullnægjandi hætti að umbjóðandi verði ekki fyrir tjóni, muni bankinn upplýsa viðkomandi um eðli eða uppruna hagsmunaárekstursins áður en viðskipti eiga sér stað. Bankinn heldur einnig skrá yfir þá starfsemi þar sem skapast hefur hagsmunaárekstur sem hefur í för með sér raunverulega hættu á að hagsmunir eins eða fleiri umbjóðenda skaðist.

Með samningi þessum tekur Arion banki að sér að annast eftirfarandi verkefni er lúta að umsýslu sjóðfélagalána:

i) Afgreiðslu nýrra útlána til sjóðfélaga í samræmi við útlánareglur sjóðsins sem eru í gildi á hverjum tíma.
ii) Þjónustu við sjóðfélaga í tengslum við ný og eldri útlán á lánstíma, þ.m.t. veðflutninga, veðleyfi, skilmálabreytingar, upplýsingagjöf og innheimtu.
iii) Innheimtu á afborgunum eldri og nýrri lána sjóðfélaga til sjóðsins í samræmi við ákvæði skuldabréfa. Arion banki mun einnig sjá um frum- og milliinnheimtu á skuldum sjóðfélaga þegar kemur til vanskila samkvæmt skilmálum skuldabréfa.
iv) Gerð skilmála veðskuldabréfa tengt sjóðfélagalánum í samræmi við lánareglur sjóðsins.

Arion banki skal setja sér starfsreglur um fyrirkomulag við ný útlán lífeyrissjóðsins og þjónustu við eldri lán og skulu þær kynntar fyrir stjórn lífeyrissjóðsins og samþykktar af framkvæmdarstjóra hans. Ef breytingar verða á starfsreglunum skal Arion banki tilkynna sjóðnum um það eins fljótt og við verður komið.

Sjóðnum er heimilt að falla einhliða frá starfsreglunum með skriflegri tilkynningu. Falla starfsreglurnar þá úr gildi.

Öll þjónusta samkvæmt þessum kafla skal veitt af starfsfólki Arion banka og lánanefnd.

Arion banki skal annast afgreiðslu allra nýrra útlána til sjóðfélaga lífeyrissjóðsins og hafa heimild til að skuldbinda lífeyrissjóðinn við ný útlán og skuldaraskipti, svo framarlega sem lög, reglur, samþykktir, starfsreglur um þjónustu við útlán Frjálsa lífeyrissjóðsins o.fl. eða lánareglur Frjálsa lífeyrissjóðsins takmarki slíkt ekki.

Í starfsreglum sem bankinn setur sér um þjónustu við útlán sjóðsins skal m.a. kveðið á um að starfsmenn Arion banka annist umsóknir um sjóðfélagalán og um skipun lánanefndar en framkvæmdastjóri lífeyrissjóðsins skal ávallt vera einn nefndarmanna. Þá er heimilt að kveða á um það í starfsreglunum að bankinn megi veita einstökum starfsmönnum sínum, sem hafa heimildir til að veita sambærileg útlán fyrir hönd Arion banka, heimild til að veita ný útlán til sjóðfélaga.

Arion banki skal einnig veita sjóðfélögum lífeyrissjóðsins þjónustu á lánstíma þ.m.t. en ekki takmarkað við veðflutninga, veðleyfi og skilmálabreytingar, samþykki síðari veðhafa vegna skilmálabreytinga á lánum sem eru framar í veðröðinni sem og skuldaraskipti. Ávallt er starfsmönnum þó heimilt að bera ákvörðun bankans undir lánanefnd.

Starfsmenn bankans hafa heimild til að rita undir skjöl sem útbúin eru í framhaldi af og samkvæmt framangreindum ákvörðunum, sem og til áritana á frumskjöl lánanna eftir því sem þörf er á, allt í samræmi við sambærilegar heimildir viðkomandi starfsmanna til að undirrita fyrir hönd bankans.  

Arion banki sér einnig um útgreiðslu nýrra útlána lífeyrissjóðsins í samræmi við vinnureglur þar um. Reglur sem Arion banki hefur sett sér um gerð greiðslumats sem undanfara að lántökum viðskiptavina sinna skulu gilda með sama hætti um sjóðfélaga sjóðsins. Sjóðfélagi greiðir Arion banka fyrir skjalagerð og annan kostnað vegna nýrrar lántöku samkvæmt verðskrá Arion banka eins og hún er á hverjum tíma auk kostnaðar sem hlýst af þinglýsingu, s.s. þinglýsingargjald og stimpilgjald.

Taki starfsmenn Arion banka ákvörðun um að hafna umsókn sjóðfélaga um nýtt útlán eða aðra þjónustu og sjóðfélagi vill ekki una þeirri ákvörðun skal bankinn upplýsa sjóðfélaga um rétt til að bera ákvörðun bankans undir lánanefndina. Í þeim tilvikum sem lánanefnd tekur ákvörðun um að hafna umsókn sjóðfélaga og sjóðfélagi vill ekki una þeirri ákvörðun skal upplýsa sjóðfélaga um rétt hans til að bera ákvörðun lánanefndar undir stjórn sjóðsins. Skjóti sjóðfélagi ákvörðun til stjórnar sjóðsins skv. framangreindu er henni heimilt að staðfesta eða endurskoða fyrri ákvörðun, allt í samræmi við samþykktir sjóðsins eins og þær eru hverju sinni. Endurskoði stjórn sjóðsins ákvörðun lánanefndar er bankanum skylt að fylgja ákvörðun stjórnarinnar.

Arion banki veitir sjóðfélögum faglega ráðgjöf og upplýsingar um lán og aðra þjónustu samkvæmt þessum samningi. Að öðru leyti veitir Arion banki sjóðfélögum, fjármálafyrirtækjum, fasteignasölum og öðrum viðkomandi aðilum upplýsingar um sjóðfélagalán í samræmi við þarfir sjóðfélaga. Þá annast Arion banki um útsendingu árlegra yfirlita til ábyrgðarmanna og vanskilatilkynningar í samræmi við ákvæði laga um ábyrgðarmenn nr. 32/2009, með sama hætti og hann stendur að útsendingu slíkra yfirlita og tilkynninga til ábyrgðarmanna að sínum útlánum.

Fyrir alla þjónustu samkvæmt þessari grein greiða sjóðfélagar samkvæmt verðskrá Arion banka eins og hún er á hverjum tíma auk kostnaðar sem hlýst af þinglýsingu, s.s. þinglýsingargjald og stimpilgjald.

Samkvæmt beiðni sjóðfélaga skal Arion banki bjóða þeim upp á eftirtalin úrræði:

• Greiðslujöfnun í samræmi við gildandi lög og reglugerðir þar um.
• Sjóðfélagi getur sótt um skilmálabreytingu lána í vanskilum til Arion banka. Vanskil eru þá lögð við höfuðstól (uppreiknaðar eftirstöðvar) og næsti gjalddagi er settur eftir allt að 1 ár. Sjóðfélagar greiða vexti á því tímabili.
• Sjóðfélagi getur sótt um skilmálabreytingu sem felur í sér að gjalddögum innan árs er fjölgað eða fækkað.
• Sjóðfélagi getur óskað eftir að lengja lánstíma, þó aldrei meira en til 40 ára frá útgáfudegi skuldabréfs.

Vilji sjóðfélagi ekki una ákvörðun bankans um ofangreind úrræði getur hann vísað ákvörðun lánanefndar eða einstakra starfsmanna til stjórnar Frjálsa. Skal Arion banki upplýsa sjóðfélaga um heimild til að skjóta ákvörðun til sjóðsins.

Arion banki annast innheimtu á afborgunum nýrra og eldri lána sjóðfélaga til Frjálsa lífeyrissjóðsins í samræmi við ákvæði skuldabréfa. Arion banki skal jafnframt annast frum- og milliinnheimtu nýrra og eldri sjóðfélagalána og skal sú innheimta vera í samræmi við gildandi innheimtustefnu Arion banka, eins og hún er á hverjum tíma. Öll innheimta Arion banka á sjóðfélagalánum skal vera í samræmi við gildandi innheimtulög og reglur, eins og þær eru á hverjum tíma

Sjóðfélagar greiða samkvæmt greiðsluseðli og berst greiðsla inn á reikninga sjóðsins hjá Arion banka í samræmi við verklagsreglur þar um. Allar kröfur sjóðsins í vanskilum fara sjálfkrafa í lögfræðiinnheimtu samkvæmt ferlum bankans þar að lútandi. Þar sem sjóðfélagi ber ábyrgð á kostnaði á frum- og milliinnheimtu flyst sá kostnaður með ef til lögfræðiinnheimtu kemur.

Sjóðfélagar skulu fá sendan greiðsluseðil a.m.k. 10 dögum fyrir gjalddaga. Sjóðfélagar greiða tilkynningar- og greiðslugjald til Arion banka fyrir hvern útreiknaðan greiðsluseðil skv. verðskrá Arion banka eins og hún er á hverjum tíma. 

Arion banki tekur að sér að fylgjast með innköllunum í Lögbirtingablaði vegna greiðsluaðlögunar og í kjölfarið gera kröfulýsingar. Einnig tekur Arion banki að sér að lesa yfir frumvörp umsjónarmanna skuldara og eftir atvikum gera athugasemdir við frumvörpin, telji tengiliður f.h. lífeyrissjóðsins vera þörf á því. Tengiliður f.h. lífeyrissjóðsins skal svara innan fimm daga hvort hann hafi athugasemdir við tillögu starfsmanns Arion banka um næstu skref annars telst tillaga starfsmanns Arion banka samþykkt.

Þóknun vegna sjóðfélagalána fer eftir ákvæðum í viðauka I við samning þennan.

Arion banka ber að gæta fyllsta trúnaðar við lífeyrissjóðinn um alla samninga er aðilar gera með sér og öll þau viðskipti sem bankinn hefur milligöngu um fyrir hönd sjóðsins auk alls þess er varðar hag sjóðsins og sjóðfélaga lífeyrissjóðsins og leynt skal fara samkvæmt lögum eða eðli máls, nema dómari úrskurði að skylt sé að veita upplýsingar fyrir dómi eða til lögreglu eða skylda sé til þess lögum samkvæmt.

Eigi Arion banki viðskipti f.h. lífeyrissjóðsins utan skipulegra fjármálamarkaða eða markaðstorga fjármálagerninga með hlutabréf sem tekin hafa verið til viðskipta á skipulegum verðbréfamarkaði skal gera opinberar upplýsingar um verð, umfang og tímasetningu viðskipta, sbr. 29. gr. laga um verðbréfaviðskipti, nr. 108/2007.

Við samruna, slit eða annars konar endalok lífeyrissjóðsins skal Arion banka gert viðvart og skulu þá berast upplýsingar um hvað skuli gera við eignasafnið. Ef annar aðili hefur öðlast rétt til eignasafnsins skal það tilkynnt bankanum þegar í stað af þar til bærum aðila ásamt upplýsingum um nýtt heimilisfang og með öðrum nauðsynlegum upplýsingum. Hafi bankanum ekki borist viðeigandi upplýsingar og hann ekki fengið sendar skriflegar upplýsingar um nýtt heimilisfang eða aðrar nauðsynlegar upplýsingar, skulu áður uppgefnar upplýsingar teljast hinar réttu og ber Arion banki enga ábyrgð á tjóni sem kann að verða vegna þessa. Aðilar, sem fengið hafa umboð til að taka ákvarðanir varðandi eignasafnið, teljast hafa fullgilt umboð þar til bankinn hefur fengið skriflegar upplýsingar um breytingar á stöðu lífeyrissjóðsins. Arion banki ber enga ábyrgð á tjóni sem kann að stafa af minnstu óvissu um hver skuli hafa rétt til að taka ákvarðanir varðandi eignasafn sjóðsins eftir að eignaraðild hans hefur breyst eða liðið undir lok. Það er á ábyrgð hins nýja rétthafa að koma slíkum málum í rétt og öruggt horf.

Arion banki ber ekki ábyrgð á tjóni eða tapi, sem orsakast beint eða óbeint af upplýsingum eða aðgerðum þriðja aðila, s.s. vegna NASDAQ OMX Iceland hf., OMX AB eða Verðbréfaskráningar Íslands hf.

Þá ber bankinn ekki ábyrgð á beinu eða óbeinu tjóni eða tapi lífeyrissjóðsins vegna breytinga á gengisþróun í kjölfar gjaldfellingar, t.d. ef sjóðurinn hefði hagnast á gengisþróun ef ekki hefði komið til gjaldfellingar.

Lífeyrissjóðurinn gerir sér grein fyrir að fjárfestingar í fjármálagerningum eru áhættusamar í eðli sínu. Arion banki ber hvorki ábyrgð á að fjármálagerningar beri þá ávöxtun sem bankinn eða sjóðurinn hefur væntingar um, né heldur að þróun gjaldmiðla verði með þeim hætti er aðilar kunna að gera sér vonir um. Þá ber bankinn ekki ábyrgð á því ef ekki er hægt að kaupa eða selja fjármálagerninga eða gjaldeyri, sem lífeyrissjóðurinn hefur óskað eftir kaupum eða sölu á, á því verðbili er sjóðurinn hefur óskað eftir, ef um það er að ræða.

Allt beint og óbeint tjón eða tap sem stafar af óviðráðanlegum atvikum (force majeure), s.s. stríði eða yfirvofandi stríðsátökum, hryðjuverkum, náttúruhamförum, verkfalli, verkbanni, lokunum landamæra eða viðskipta- eða hafnbanni er á ábyrgð lífeyrissjóðsins og alfarið utan ábyrgðar Arion banka. Ákvæði þetta gildir þótt bankinn kunni að eiga aðild að verkbanni.

Samningurinn tekur gildi við undirritun og er ótímabundinn. Samningurinn er uppsegjanlegur af hálfu beggja aðila. Uppsagnarfrestur er tólf (12) mánuðir. Sjóðurinn getur þó einhliða stytt uppsagnarfrestinn niður í sex (6) mánuði. Þá er heimilt að rifta samningi þessum verði annar hvor samningsaðila uppvís að verulegri vanefnd á ákvæðum samningsins.

Þá er heimilt að segja samningnum upp án fyrirvara komi upp sérstakar aðstæður sem leiða til þess að Fjármálaeftirlitið fari fram á slíka uppsögn.

Af hálfu lífeyrissjóðsins þarf ársfundur eða aukaársfundur að samþykkja ákvörðun um uppsögn með 2/3 hluta greiddra atkvæða. Uppsagnarfrestur byrjar að líða við samþykki ársfundar sé samningnum sagt upp af hálfu sjóðsins en við næstu mánaðarmót eftir að skrifleg tilkynning um hana hefur borist sjóðnum sé samningi sagt upp af hálfu bankans.

Öll skrifleg og rafræn gögn sem Arion banki hefur í sinni vörslu sem varða málefni Frjálsa eru eign sjóðsins og skal Arion banki afhenda lífeyrissjóðnum innan eðlilegs frests eftir að beiðni þess efnis berst skriflega frá sjóðnum. Undanskilin eru tölvupóstar starfsmanna bankans og/eða önnur gögn sem aðilar eru sammála um að eðli máls samkvæmt tilheyri bankanum. Bankinn skal afhenda Frjálsa vefsíðu sjóðsins en sjóðurinn sér um þróun hennar og allan annan kostnað eftir að bankinn hættir rekstri sjóðsins. Auk þess skal Arion banki tryggja að hann geti afhent lífeyrissjóðnum öll gögn sem eru nauðsynleg til að sjóðurinn geti fært rekstur til 3ja aðila eða hafið sjálfstæðan rekstur. Dæmi um gögn eru fjárhagsupplýsingar, rafrænar upplýsingar um sjóðfélaga, innri reglur sem beint tilheyra sjóðnum (ekki innri reglur bankans), markaðs- og kynningarefni, fundargerðir stjórnar og stjórnarfundargögn lífeyrissjóðsins, skjöl er varða umsóknir og samninga sjóðfélaga og önnur tengd gögn, afrit af allri upplýsingagjöf og samskiptum við þriðja aðila, s.s. eftirlitsaðila, og skýrslur, minnisblöð og lögfræðiálit sem varða málefni sjóðsins. Arion banki skuldbindur sig til að geyma allar rafrænar upplýsingar tengdar rekstri og eignastýringu lífeyrissjóðsins í 1 ár eftir að samningi þessum er sagt upp. Lífeyrissjóðurinn skal bera kostnað af færslu gagna enda séu öll gögn aðgengileg frá bankans hendi.

Í þeim tilfellum þegar Arion banki ætlar að hafa frumkvæði að verulegum breytingum á hópi lykilstarfsmanna sem þjónusta lífeyrissjóðinn mun bankinn upplýsa formann stjórnar sjóðsins um slíkt ef mögulegt er.

Hætti Arion banki starfsemi fellur samningur þessi sjálfkrafa úr gildi. Sameinist Arion banki öðru fjármálafyrirtæki flyst rekstur sjóðsins sjálfkrafa til þess fyrirtækis sem Arion banki hefur sameinast.

Samningur þessi skal þó gilda áfram ef lífeyrissjóður hefur ekki gert viðeigandi ráðstafanir til að taka við þeim verðmætum sem bankinn hefur í vörslu sinni fyrir sjóðinn. Með verðmætum er átt við fjármálagerninga, skrifleg gögn og fylgiskjöl sem og allar færslur í gagnagrunni sem nýtast við fjárvörslu sjóðsins.

Samningsaðilar geta óskað eftir breytingum á samningnum. Verði breytingar á lögum eða reglum sem hafa verulega áhrif á rekstur sjóðsins skulu samningsaðilar breyta þessum samningi til samræmis. Hvers kyns breytingar eða viðbætur við samning þennan skulu gerðar skriflega og vera undirritaðar af báðum samningsaðilum.

Samningur þessi tekur gildi við undirritun hans og tekur þar með við af eldri samningi um rekstur og eignastýringu. ásamt viðaukum. Niðurfelling eldri samnings er ekki ætlað að hafa áhrif á réttarsamband aðilanna fyrir undirritun þessa samnings.

Fyrir þjónustu þá sem Arion banki veitir lífeyrissjóðnum samkvæmt samningi þessum skuldbindur sjóðurinn sig til að greiða þóknun samkvæmt viðauka I við samninginn. Viðauki I er órjúfanlegur hluti af samningi þessum.

Lífeyrissjóðurinn gerir sér grein fyrir að Arion banki hefur gert samninga um afslætti, svo sem af þóknunum rekstrarfélaga sjóða eða annarra sem selja vöru eða þjónustu. Slíkir samningar geta leitt til þess að veittur sé afsláttur af keyptri vöru eða þjónustu, sem lífeyrissjóðurinn og bankinn geta skipt með sér. Slíkir samningar eru til hagsbóta fyrir lífeyrissjóðinn þar sem hann nýtur betra verðs eða meira úrvals af vörum eða þjónustu. Afslættir eru mismunandi milli fyrirtækja og fara iðulega eftir því hversu mikla fjármuni er fjárfest fyrir. Að minnsta kosti árlega skal bankinn leggja fram yfirlit yfir slíka afsláttarsamninga varðandi fjárfestingar sjóðsins og jafnframt upplýsa stjórn sjóðsins um gerð nýrra samninga eða breytinga á gildandi samningum þegar þeir taka gildi. Frekari upplýsingar um framangreindar þóknanir er hægt að fá hjá bankanum.

Breytist ákvæði slíkra samninga Arion banka við þriðja aðila um afslætti af þóknunum er bankanum heimilt að breyta þeim afsláttum.

Sé ósamræmi milli ákvæða þessa samnings og almennra markaðsskilmála Arion banka um verðbréfaviðskipti skulu ákvæði þessa samnings gilda.

Komi upp ágreiningur milli aðila vegna þessa samnings, einstök ákvæði hans eða annað sem viðkemur samskiptum aðila í tengslum við þennan samning, skulu aðilar, í góðri trú, leita sátta um slíkan ágreining og leggjast á eitt við úrlausn hugsanlegra ágreiningsmála. Takist ekki að leysa ágreining með samkomulagi er heimilt að leggja þann ágreining fyrir gerðardóm. Báðir aðilar verða að vera sammála um að leggja ágreining fyrir gerðardóm. Gerðardómurinn skal skipaður einum gerðarmanni tilnefndum sameiginlega af aðilum. Verði aðilar ekki sammála um val gerðarmanns skal óskað eftir því að dómstjóri Héraðsdóms Reykjavíkur tilnefni gerðarmann. Aðilar eru sammála um að fjalla ekki um ágreininginn í fjölmiðlum og að gerðardómur starfi fyrir luktum dyrum. Niðurstaða gerðardóms er endanleg og bindandi fyrir aðila. Að öðru leyti en greinir í ákvæði þessu fer um störf gerðardómsins eftir ákvæðum laga um samningsbundna gerðardóma og þeirrar málsmeðferðar sem aðilar koma sér saman um. Kostnaður af störfum gerðardómsins, þ. á m. vegna þóknunar gerðarmanns, greiðist af þeim sem bíður lægri hlut í úrskurði gerðardómsins. Náist ekki samkomulag um málsmeðferð að öðru leyti fyrir gerðardóminum ræður gerðarmaður fyrirkomulagi málsmeðferðar, þ. á m. hvað varðar framlagningu skjala, ritun greinargerða, töku skýrslna, málflutning og annað það sem nöfnum tjáir að nefna. Gerðardómara er heimilt að líta á afskiptaleysi aðila um störf gerðardómsins sem viðurkenningu á kröfum og sjónarmiðum gagnaðila í samræmi við almennar reglur réttarfars um útivist.

Verði aðilar ekki sammála um að leggja ágreininginn fyrir gerðardóm má bera málið undir Héraðsdóm Reykjavíkur til úrlausnar.

Lífeyrissjóðurinn getur enn fremur borið ágreining aðila undir úrskurðarnefnd um viðskipti við fjármálafyrirtæki, sem staðsett er hjá Fjármálaeftirlitinu. Nánari upplýsingar um nefndina er að finna á heimasíðu Fjármálaeftirlitsins, www.fme.is.

Almennir viðskiptaskilmálar Arion banka og almennir markaðsskilmálar fyrir verðbréfaviðskipti eru hluti af samningi þessum og með undirritun sinni staðfestir lífeyrissjóðurinn að hann hafi kynnt sér efni þeirra og samþykkt þá. Lífeyrissjóðurinn staðfestir að hafa kynnt sér og samþykkt verklagsreglur Arion banka um framkvæmd viðskiptafyrirmæla.

Samningur þessi er gerður í tveimur (2) samhljóða eintökum og heldur hvor aðili eftir sínu eintaki. Til staðfestu ofangreindu rita fulltrúi/-ar samningsaðila nafn sitt á undirritunarsíðu samningsins í votta viðurvist auk þess sem þeir setja upphafsstafi sína á aðrar blaðsíður þessa samnings og viðauka.

Arion banki greiðir allan kostnað sem til fellur vegna dagslegs rekstrar sjóðsins, sbr. gr. 1. . Sjá þó samkomulag um greiðslu kostnaðar við starf áhættustjóra, sem undirritað var þann 21. febrúar 2018, þess efnis að Frjálsi lífeyrissjóðurinn greiði Arion banka sérstaklega fyrir vinnu áhættustjóra í þágu lífeyrissjóðsins.

Lífeyrissjóðurinn greiðir fyrir eigin reikning útlagðan kostnað, svo sem vegna þjónustu þriðja aðila sem ekki telst vera vegna daglegs reksturs sjóðsins. Eftirtalinn kostnaður er því undanskilinn þeim kostnaði sem bankinn greiðir og greiðist af lífeyrissjóðnum:

i) Kostnaður vegna ytri endurskoðunar lífeyrissjóðsins.
ii) Kostnaður vegna innri endurskoðunar lífeyrissjóðsins.
iii) Kostnaður vegna tryggingafræðilegrar athugunar.
iv) Stjórnarlaun og annar kostnaður vegna starfa stjórnar, s.s. starfsábyrgðartrygging.
v) Framkvæmdastjóralaun og annar kostnaður vegna starfa framkvæmdastjóra, sem stjórn sjóðsins ákveður.
vi) Utanaðkomandi sérfræðiaðstoð samkvæmt beiðni sjóðsins.
vii) Óhjákvæmilegur utanaðkomandi sérfræðikostnaður sem er tilkominn vegna krafna opinberra aðila.
viii) Kostnaður vegna málaferla sem Frjálsi lífeyrissjóðurinn kann að eiga aðild að.
ix) Kostnaður vegna kaupa og sölu á fjármálagerningum.
x) Kostnaður vegna vörslu fjármálagerninga.
xi) Skattar og opinber gjöld ef um það er að ræða.
xii) Kostnaður trúnaðarlækna við örorkumat sjóðfélaga
xiii) Kostnaður sérfræðinga sem rekstraraðili þarf að leita til við útreikning lífeyrisúrskurða
xiv) Kostnaður vegna ársfundar lífeyrissjóðsins eða aukaársfundar, þ.m.t. auglýsingar.
xv) Kostnaður innheimtufyrirtækja við innheimtu iðgjalda sem ekki greiðast af skuldara og falla því á sjóðinn. Arion banki greiðir hinsvegar innheimtukostnað sem er tilkominn vegna mistaka bankans.
xvi) Annar kostnaður sem stjórn sjóðsins ákveður að stofna til og fellur ekki undir daglegan rekstur sjóðsins.

Ef upp koma vafamál um einstaka aðra kostnaðarliði skulu samningsaðilar leitast við að ná fram sameiginlegri niðurstöðu.

Lífeyrissjóðurinn greiðir árlega þóknun fyrir rekstur og eignastýringu sjóðsins.

Föst árleg þóknun skal vera kr. 318.060.000 og deilist í jafnar mánaðarlegar greiðslur. Föst árleg þóknun breytist í hlutfalli við breytingar á launavísitölu fjármála- og vátryggingastarfsemi, sem útgefin er af Hagstofu Íslands, fyrir janúargildi 2020 (105,9) og uppfærist hún mánaðarlega.

Til viðbótar við hina föstu þóknun skal lífeyrissjóðurinn greiða árlega hlutfallsþóknun sem nemur 0,095% á ári. Mánaðarleg hlutfallsþóknun er 0,0079167% og er reiknuð út frá hreinni eign sjóðsins í lok mánaðar og skuldfærð mánaðarlega.

Ákvæði þetta um þóknun fyrir rekstur og eignastýringu (föst árleg þóknun og viðbótar hlutfallsþóknun) skal gilda frá og með. 1. janúar 2020.

Ef veruleg breyting verður á forsendum fyrir útreikningum á þóknun fyrir rekstri og eignastýringu skal hvor aðili eiga rétt á að teknar verði upp viðræður um þau mál.

Lífeyrissjóðurinn greiðir vörsluþóknun sem tekur mið af samkomulagi Arion banka og Frjálsa og er þóknunin reiknuð og skuldfærð mánaðarlega.

Arion banki sér um afgreiðslu og umsjón með sjóðfélagalánum.

Stjórn lífeyrissjóðsins skal ákveða lántökugjald sjóðfélaga í samræmi við ákvæði gildandi laga.

Lántökugjald skal vera það sama og Arion banki innheimtir fyrir íbúðarlán bankans og renna til bankans til að mæta kostnaði hans við umsýslu lánsumsóknar. Ákveði stjórn lífeyrissjóðsins að sjóðfélagar skuli greiða annað gjald en að framan greinir skal sjóðurinn greiða Arion banka mismuninn ef gjaldið ákveðst lægra en fá til sín mismuninn ef gjaldið ákveðst hærra.

Önnur gjöld vegna umsýslu sjóðfélagalána, svo sem vegna skilmálabreytinga, fara eftir verðskrá bankans og skulu renna til bankans.

Heimilt er að taka þóknun við flutning séreignar til annarra vörsluaðila og á milli fjárfestingarleiða og skulu Arion banki og Frjálsi semja um fjárhæð þóknunarinnar.Þóknuninskal renna til bankans til að mæta kostnaði hans við umsýslu flutningsins

Arion banki tekur að sér innheimtu á iðgjaldi fyrir VIRK – Starfsendurhæfingarsjóð (hér eftir nefndur „VIRK“) f.h. lífeyrissjóðsins, samkvæmt samningi milli VIRK og lífeyrissjóðsins, dags. 17. janúar 2017. Arion banki tekur einnig að sér að skila umræddum iðgjöldum til VIRK í samræmi við áðurgreindan samning milli VIRK og lífeyrissjóðsins.

Umsýsluþóknun sjóðsins vegna samningsins við VIRK skal dregin frá þeim greiðslum sem skilað er til VIRK. Umsýsluþóknunin skal renna til Arion banka til að mæta kostnaði bankans við innheimtu iðgjalda fyrir VIRK.

Lífeyrissjóðurinn felur Arion banka að ganga til samninga við rekstrarfélög eða sjóðastýringar¬fyrirtæki um ávöxtun á eignum sjóðsins. Við gerð slíkra samninga skuldbindur bankinn sig til þess að hafa hagsmuni lífeyrissjóðsins að leiðarljósi og leita hagstæðustu kjara fyrir sjóðinn með tilliti til þeirrar þjónustu sem veitt er.

Arion banka er heimilt að skuldfæra reikninga lífeyrissjóðsins hjá bankanum vegna þóknana samkvæmt samningi þessum.

Hér með veitir Frjálsi lífeyrissjóðurinn, kt. 600978-0129, Borgartúni 19, Reykjavík (hér eftir „umboðsgjafi“) forstöðumanni eignastýringar fagfjárfesta og umsjónarmönnum eignasafna hjá Arion banka hf., kt. 581008-0150, Borgartúni 19, Reykjavík (hér eftir „umboðshafi“, „Arion banki“ eða „bankinn“), fullt og ótakmarkað umboð til þess að ráðstafa fjármálagerningum og öðrum fjármunum sem umboðsgjafi hefur afhent eða mun afhenda bankanum og eru á eignasafni umboðsgjafa á hverjum tíma. Umboð þetta tekur m.a. til þess að Arion banka er heimilt að framselja fjármálagerninga og aðra fjármuni í nafni umboðsgjafa.

Umboð þetta nær til kaupa og sölu fjármálagerninga. Einnig til að innleysa og innheimta afborganir, arð, verðbætur og vexti af ofangreindum fjármálagerningum. Enn fremur nær umboð þetta til stofnunar sparifjárreiknings og/eða tékkareiknings í nafni umboðsgjafa hjá lánastofnun og til þess að leggja inn og taka út fé vegna kaupa á fjármálagerningum, sem og að ákveða vaxtakjör og aðra skilmála slíks reiknings. Inn á þann reikning skulu leggjast allar greiðslur sem umboðsgjafa berast, s.s. vegna sölu fjármálagerninga og arðgreiðslna. Af þeim reikningi skulu greiddar allar greiðslur er umboðsgjafa ber að inna af hendi, s.s. vegna kaupa á fjármálagerningum og greiðsla þóknana. Umboð þetta felur einnig í sér heimild til handa Arion banka til að stofna VS-reikning í nafni umboðsgjafa og til að skrá á þann reikning fjármálagerninga sem gefnir eru út á rafrænu formi (rafbréf) og teljast til þeirra fjármálagerninga er falla undir samning þennan. Arion banki skal hafa prókúru á slíka reikninga.

Umboð þetta nær enn fremur til þess að Arion banka er heimilt að gangast undir afleiðusamninga í nafni umboðsgjafa. Þá hefur bankinn samkvæmt umboði þessu heimild til að skuldbinda fumboðsgjafa til að fjárfesta í sjóðum, taka þátt í útboðum o.fl.